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Pourquoi utiliser Microsoft Exchange en entreprise ?

Pour commencer, Exchange, Microsoft Exchange Server ou encore Protocole Exchange pour les versions longues, est avant tout un outil de communication professionnel. Présent dans les abonnements Microsoft 365, il est un véritable leader dans le service de messagerie professionnelle.

Sa principale caractéristique : la synchronisation de votre messagerie. Effectivement, cette solution est taillée pour un environnement professionnel. 

Cependant à quoi correspond Exchange ? Quels sont ses avantages ? Pourquoi l’installer ? Quelques notions compliquées à assimiler que nous allons essayer de vous expliquer. 

Exchange un réel intérêt ? 

Partie intégrante de la suite Office 365, Exchange est un outil de qualité créé par Microsoft. Il permet  à toute entreprise de tout secteur, et de toutes tailles de gagner en flexibilité. En d’autres termes, sa force réside dans l’intégration et l’harmonisation de votre société pour maximiser l’efficacité collaborative.  

En bref, les échanges entre collaborateurs deviennent plus fluides et plus rapides. Synonyme de gain de temps pour l’entreprise. 

Exchange offre un ensemble de services : comme l’échange de messages électroniques au sein ou à l’extérieur de l’entreprise, la gestion des ressources, la sécurité des informations de messages électroniques (Outlook) et l’intégration dans la suite collaborative: SharePoint, Office Online …  

Microsoft exchange Odiss

Les avantages d’Exchange ? 

Dans l’ensemble, Exchange propose plusieurs avantages, qui doivent être pris en compte pour l’activité d’une entreprise :  

Communication interne facilitée : notons que la collaboration, la coordination sont parmi les principaux éléments qui construisent la stabilité d’une entreprise. Il est donc important de posséder des outils qui suivent cette tendance. Exchange facilite cette communication interne avec ses nombreuses fonctionnalités : comme le partage de calendriers, la planification et la délégation de tâches, la centralisation des contacts, l’utilisation de dossiers partagés et données importantes…  

Performance et rapidité : nul doute que la centralisation de toutes ces données professionnelles permet une rapidité des recherches. L’accès aux données est facilité grâce au principe de synchronisation. 

Adaptabilité et contrôle : certainement l’outil Exchange est construit avant tout pour s’adapter à vos besoins, vous pouvez personnaliser vos échanges comme vous le souhaitez. Microsoft a su s’adapter aux demandes et habitudes de travail des entreprises.

La sécurité : de façon générale, les services que propose Microsoft sont gage de sécurité.  Il est vrai, qu’une attention particulière est portée à la protection des données.  

 Compatibilité : quoiqu’il en soit ces dernières années, Microsoft n’a cessé de progresser en termes de compatibilité. Les services s’intègrent facilement sur Mac et Windows, mais aussi sur Android, iOS, etc …

Exchange Online ou version installée ?  

Exchange Online c’est la version en ligne d’Exchange. En soit , rien ne la différencie de la version installée directement sur votre appareil seulement que tout se passe via internet. Le principe reste le même : répondre aux besoins de mobilité de plus en plus importants dans les entreprises. Vous pouvez accéder à vos boîtes e-mail à tout moment, n’importe où depuis n’importe quel appareil (PC, ordinateur portable, tablette, smartphone, etc.) via les services Office 365. Par exemple, même si vous perdez votre appareil, la suppression de vos données se fera grâce à la synchronisation. 

En réalité, la version installée sur votre propre matériel, vous donne un contrôle total sur tous les éléments constituant ce logiciel. Associer à cela un plus faible coup étant donné l’absence de frais d’abonnement. Contrairement à la version Online ou le service est proposé par abonnement. Cependant, la version en ligne propose un gain de temps considérable, car Microsoft s’occupe de tout automatiquement (mise à jour par exemple). Dans les deux versions, il existe des avantages et des inconvénients, tout dépend de ce que vous recherchez. 

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La baie de brassage ?

Une baie de brassage qui peut être également appelée armoire de réseau est une armoire informatique qui permet de concentrer pour une entreprise et en un seul endroit tous ses équipements réseau (informatique et téléphonie par exemple). Peu présente chez les particuliers qui n’en voient pas nécessairement l’utilité, pour une entreprise avoir ses données près de soi peut être un atout majeur.  

À quoi sert la baie de brassage ? Quels sont les éléments qui la composent ? Quels sont ses avantages ? Comment l’installer ? C’est ce que nous allons essayer de vous expliquer dans cet article.  

À quoi sert une baie de brassage ? 

Au-delà de l’aspect aménagement et structuration, la baie de brassage est avant tout un équipement informatique. Elle est utilisée pour connecter les ports des équipements réseau et téléphoniques aux extrémités d’arrivée des câbles réseau. Celle-ci prend donc tout son sens lorsque l’on possède un réseau informatique et qu’il faut connecter ses équipements en réseau entre eux mais aussi à Internet ! En d’autres termes, elle assure correctement la distribution des connexions entre chaque équipement. Elle trouve véritablement son utilité lorsqu’il y a une multiplication des équipements dans l’entreprise. 

baie de brassage

Qu’est-ce qui compose une baie de brassage ?

Cette armoire technique relie les équipements grâce à différents câbles RJ45  qui composent ainsi le réseau intranet de l’entreprise.  Voici quelques détails sur les autres composants.

 Un routeur  

Le routeur est un appareillage composé de plusieurs couches, globalement il décrit le fonctionnement des communications réseaux.  

 Un commutateur  

Un commutateur ou plus familièrement appelé « switch », est un outil permettant de relier des appareils connectés sur le réseau informatique via des câbles RJ45.  

Un panneau de distribution  

Il existe deux types de panneau de distribution : le panneau de distribution téléphonique et le panneau de distribution relié aux prises murales où les câbles sortent du mur et ainsi desservent le réseau ailleurs pour connecter tous les éléments.  

Les connectiques  

Les connectiques sont les prises dont dispose chaque appareil de la baie de brassage. Ce sont des prises dans lesquelles des câbles sont branchés pour lier les appareils connectés entre eux.  

Quels sont les avantages d’une baie de brassage ? 

De manière générale, une baie de brassage présente plusieurs avantages, tout dépendra de ce que vous recherchez. Sachez que celle-ci peut parfaitement s’adapter à vos besoins. D’ailleurs sa modularité ne peut être que mise en avant. Son atout majeur reste la parfaite organisation qu’elle propose : elle organise tout le câblage de l’entreprise de manière plus ordonnée et plus efficace. Elle permet une protection totale du matériel informatique, elle réduit considérablement le risque statique très présent dans les entreprises, elle optimise le réseau et donc les performances d’une entreprise. Enfin, elle facilite considérablement la maintenance puisque tout est concentré au même endroit. Véritable gain de temps et de place.  

Différents types de brassage ? 

Brassage automatique  

Le brassage automatique est pertinent pour les boîtiers de communication de haute qualité. C’est une solution plutôt coûteuse mais qui est efficace lorsque l’on recherche de l’autonomie pour ses appareils. En effet, ce type de baie permet de gérer automatiquement toutes les données qui circulent. Le coffret reconnaît systématiquement l’appareil branché et va transmettre naturellement le signal correspondant.  

Brassage manuel  

Le brassage manuel s’effectue en connectant à chaque fois les câbles au niveau du boîtier de communication. Comme il l’est explicitement dit, ce brassage se fait manuellement.  

Brassage par commutateur  

Le brassage par commutateur (ou switch) se fait quant à lui en basculant des petits sélecteurs plutôt qu’en déconnectant et reconnectant les câbles à chaque fois. L’objectif est de les déplacer dans un sens ou dans l’autre pour obtenir le signal souhaité, au moment souhaité.  

Comment installer une baie de brassage ? 

Pour mettre en place une baie de brassage ou armoire de réseau, il n’y a pas d’autres solutions que de faire appel à un professionnel de l’informatique. Cette opération nécessite une certaine expertise. En effet, sa mise en place est une opération qui demande des connaissances (bonne gestion des câblages), car son installation doit respecter certaines normes. 

Mais si nous devions résumer les étapes, elles seraient de cet ordre : tout d’abord et comme n’importe quelle installation informatique il faudra procéder à une analyse pratique en vue de comprendre les besoins de l’entreprise, par la suite une analyse plus technique qui mettra en lumière la faisabilité de la baie de brassage ou non. Pour l’analyse il faudra mesurer le nombre d’unités de rack (U) que vont avoir les équipements de l’entreprise, cela permettra de les mesurer afin de connaître la hauteur et la profondeur de la future baie de brassage. On souligne par ailleurs, que la baie la plus répandue est la 42U. À noter que parfois l’opération nécessite l’intervention d’un électricien.  

Une fois ces études menées, les étapes plus classiques feront leur apparition : devis précis de la prestation et planification de l’installation. L’installation devra se faire dans un lieu stratégique où tous les câbles Ethernet convergent. Finalement, l’installation de la baie de brassage se fait par l’entreprise mandatée, celle-ci se charge également de sa conformité. Très souvent, une formation est proposée à la personne en charge de la gestion du parc informatique.  

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ODISS c’est une entreprise informatique Lyonnaise, experte dans les services et les solutions informatiques. Nous offrons à nos clients une assistance informatique personnalisée. Nous proposons différentes offres d’assistance  selon les besoins et objectifs de votre entreprise.  Notre offre est SANS ENGAGEMENT.

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Qu’est-ce que SharePoint ?

SharePoint est un service fourni par Microsoft depuis 2001, il s’adresse principalement aux entreprises et est disponible avec votre abonnement Office 365. SharePoint Online est sa version SaaS (le Software as a Service, plus communément appelé SaaS, est un service basé sur le cloud où, au lieu de télécharger un logiciel sur votre PC de bureau que votre réseau peut mettre à jour, vous accédez à une application via un navigateur internet).

Qu’est-ce que Sharepoint ? Quelle est son utilité ? Quels sont ses avantages ? Ce sont tant de questions que vous vous posez sans doute et nous allons essayer d’y répondre. 

À quoi sert SharePoint ?

Intégrée au portail Office 365, SharePoint Online est avant tout une plate-forme de collaboration. Le OneDrive des entreprises en version beaucoup plus poussée. Il faut dire qu’elle permet à ses utilisateurs d’organiser, stocker ou partager tous les documents professionnels avec leurs collègues ou des tiers personnes extérieur. Grâce à ce que l’on appelle des « sites dédiés » à l’entreprise, que l’on va partager principalement en interne. De manière totalement sécurisée et à partir de n’importe quel appareil, l’idée étant simplement de posséder un navigateur web du type Microsoft Edge, Firefox, Chrome ou Internet Explorer. Les entreprises utilisant SharePoint peuvent également utiliser la plateforme pour contrôler l’accès aux informations et automatiser les flux de travail et processus de workflow (tâches à répartir entre les différents acteurs, délais, modes de validation …) dans tous les domaines. 

À noter que la version Online, propose diverses fonctionnalités supplémentaires qui permettent l’intégration avec d’autres applications cloud : le package Microsoft disponible avec une licence Office 365 ou Microsoft 365.

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Qui peut utiliser SharePoint ?

SharePoint peut être utilisée par des entreprises de toute taille, issues de n’importe quels secteurs d’activités souhaitant augmenter leur productivité et améliorer leur organisation

Quels sont les avantages de SharePoint ?

SharePoint présente de nombreux avantages, tout d’abord : 

Facilité d’utilisation : sa structure de base est facile à comprendre pour les utilisateurs les moins aguerris. Elle est également personnalisable à l’infini et hautement évolutif. Les entreprises peuvent l’utiliser de plusieurs façons pour améliorer la productivité et le retour sur investissement. 

Sécurité : Microsoft utilise des mesures de sécurité renforcées pour chacun de ses services. SharePoint ne fait pas exception. L’accès aux documents qui y sont stockés est contrôlé. Ceci s’applique également à l’utilisation partagée, qu’elle soit interne ou avec des partenaires externes.

Efficacité : étant un outil très flexible, chaque collaborateur peut moduler son interface comme il le souhaite. Le fait de gérer sa propre organisation ne pourra qu’accroître son efficacité. 

Centralisation : finis les répertoires en désordre sur le réseau, les documents sont classés correctement, synonyme de gain de temps étant donnée la facilité de recherche d’information. 

Quelles sont les fonctionnalités de SharePoint ?

SharePoint possède de nombreuses fonctionnalités utiles à l’organisation d’une entreprise. L’objectif est de vous en présenter les principales. 

Documents : Facilite la gestion de contenus et dossiers de l’entreprise. Ils sont tous réunis au même endroit, les employés peuvent accéder à des informations utiles (données clients par exemple) plus facilement.

Intégration et rapports : Accès concret à des rapports (Excel, Access, … ) structurés. 

Portail : Cet outil fournit une infrastructure web inégalé pour la création de sites intranet, extranet et internet.

Processus et workflow : Automatisation des procédures et processus de travail.

Projets : SharePoint aide à l’amélioration de l’expérience utilisateur. Chaque usager peut participer au déroulé de chaque projet. 

Recherches : Les utilisateurs peuvent trouver du contenu, des informations, des données commerciales et des personnes susceptibles de les intéresser sur une plate-forme intégrée.

Caractéristiques de SharePoint Online, la version Web : 

Reconnue par la plupart des entreprises depuis plus d’une décennie, la plateforme SharePoint a fait de son écosystème environnant une industrie de plusieurs milliards de dollars. Avec les nouvelles possibilités offertes par SharePoint Online dans le cadre des applications cloud Office 365/Microsoft 365 et la connectivité à des services tels que Flow, Office 365 Groups and Teams, SharePoint et les services basés sur SharePoint deviennent de plus en plus importants dans tous les secteurs. 

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ODISS entreprise d’infogérance qui propose divers services informatiques, le tout dans une optique de développement durable.

On s’engage à gérer votre parc informatique et à régler vos problèmes en moins de 48 heures. Vous évitez de perdre du temps et d’investir de l’énergie dans des tâches que vous ne maîtriser peut être pas. L’installation et l’accompagnement dans la compréhension de Sharepoint en fait partie. 

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