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Qu’est-ce que SharePoint ?

SharePoint est un service fourni par Microsoft depuis 2001, il s’adresse principalement aux entreprises et est disponible avec votre abonnement Office 365. SharePoint Online est sa version SaaS (le Software as a Service, plus communément appelé SaaS, est un service basé sur le cloud où, au lieu de télécharger un logiciel sur votre PC de bureau que votre réseau peut mettre à jour, vous accédez à une application via un navigateur internet).

Qu’est-ce que Sharepoint ? Quelle est son utilité ? Quels sont ses avantages ? Ce sont tant de questions que vous vous posez sans doute et nous allons essayer d’y répondre. 

À quoi sert SharePoint ?

Intégrée au portail Office 365, SharePoint Online est avant tout une plate-forme de collaboration. Le OneDrive des entreprises en version beaucoup plus poussée. Il faut dire qu’elle permet à ses utilisateurs d’organiser, stocker ou partager tous les documents professionnels avec leurs collègues ou des tiers personnes extérieur. Grâce à ce que l’on appelle des « sites dédiés » à l’entreprise, que l’on va partager principalement en interne. De manière totalement sécurisée et à partir de n’importe quel appareil, l’idée étant simplement de posséder un navigateur web du type Microsoft Edge, Firefox, Chrome ou Internet Explorer. Les entreprises utilisant SharePoint peuvent également utiliser la plateforme pour contrôler l’accès aux informations et automatiser les flux de travail et processus de workflow (tâches à répartir entre les différents acteurs, délais, modes de validation …) dans tous les domaines. 

À noter que la version Online, propose diverses fonctionnalités supplémentaires qui permettent l’intégration avec d’autres applications cloud : le package Microsoft disponible avec une licence Office 365 ou Microsoft 365.

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Qui peut utiliser SharePoint ?

SharePoint peut être utilisée par des entreprises de toute taille, issues de n’importe quels secteurs d’activités souhaitant augmenter leur productivité et améliorer leur organisation

Quels sont les avantages de SharePoint ?

SharePoint présente de nombreux avantages, tout d’abord : 

Facilité d’utilisation : sa structure de base est facile à comprendre pour les utilisateurs les moins aguerris. Elle est également personnalisable à l’infini et hautement évolutif. Les entreprises peuvent l’utiliser de plusieurs façons pour améliorer la productivité et le retour sur investissement. 

Sécurité : Microsoft utilise des mesures de sécurité renforcées pour chacun de ses services. SharePoint ne fait pas exception. L’accès aux documents qui y sont stockés est contrôlé. Ceci s’applique également à l’utilisation partagée, qu’elle soit interne ou avec des partenaires externes.

Efficacité : étant un outil très flexible, chaque collaborateur peut moduler son interface comme il le souhaite. Le fait de gérer sa propre organisation ne pourra qu’accroître son efficacité. 

Centralisation : finis les répertoires en désordre sur le réseau, les documents sont classés correctement, synonyme de gain de temps étant donnée la facilité de recherche d’information. 

Quelles sont les fonctionnalités de SharePoint ?

SharePoint possède de nombreuses fonctionnalités utiles à l’organisation d’une entreprise. L’objectif est de vous en présenter les principales. 

Documents : Facilite la gestion de contenus et dossiers de l’entreprise. Ils sont tous réunis au même endroit, les employés peuvent accéder à des informations utiles (données clients par exemple) plus facilement.

Intégration et rapports : Accès concret à des rapports (Excel, Access, … ) structurés. 

Portail : Cet outil fournit une infrastructure web inégalé pour la création de sites intranet, extranet et internet.

Processus et workflow : Automatisation des procédures et processus de travail.

Projets : SharePoint aide à l’amélioration de l’expérience utilisateur. Chaque usager peut participer au déroulé de chaque projet. 

Recherches : Les utilisateurs peuvent trouver du contenu, des informations, des données commerciales et des personnes susceptibles de les intéresser sur une plate-forme intégrée.

Caractéristiques de SharePoint Online, la version Web : 

Reconnue par la plupart des entreprises depuis plus d’une décennie, la plateforme SharePoint a fait de son écosystème environnant une industrie de plusieurs milliards de dollars. Avec les nouvelles possibilités offertes par SharePoint Online dans le cadre des applications cloud Office 365/Microsoft 365 et la connectivité à des services tels que Flow, Office 365 Groups and Teams, SharePoint et les services basés sur SharePoint deviennent de plus en plus importants dans tous les secteurs. 

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